引越し業界6年！へのへのもへじ引越し業界6年！へのへのもへじ

突然ですが、「オフィスやテナントを移転したいけど引越し費用がよく分からない！」と困っていませんか？

  • 事務所やテナントの引越しスケジュールは？
  • 引越し以外にどんな費用がかかる？
  • 事務所やテナント移転で注意しておくべき点は？
  • 事務所やテナントの引越しを安くするには？

これらの悩みを元引越し業者のへのへのもへじが、全て解決します！

事務所やテナントの引越しスケジュールは？

事務所やテナントを引越しする場合は約半年前から準備が必要です。社内における引越し準備だけでなく、退去の申し出なども半年前に済ませておく必要があります。

オフィスの事務所やテナントの引越しはとても大変！

オフィスを移転する際には家族の引越しとは比べ物にならないほどやるべきことがあります。その内容を時系列で見ていきましょう。

移転6ヶ月前

現在のオフィス
  • 解約予約
  • 原状回復条件確認
引越し先のオフィス
  • 移転プロジェクトチームの編成
  • 移転マニュアルの作成

移転5ヶ月前

現在のオフィス
  • ・移転に関する社員向け説明会実施
引越し先のオフィス
  • レイアウト立案
  • 什器発注業者選定
  • 引越し業者決定、打ち合わせ

移転4ヶ月前

引越し先のオフィス
  • 電話、OA機器移設依頼

移転3ヶ月前

引越し先のオフィス
  • レイアウト決定
  • 什器発注
  • 内装設備工事発注
  • 新規電話番号などの決定
  • ネットワーク配線、サーバ機器などの配線図完成
  • 得意先へ移転連絡

移転2ヶ月前

引越し先のオフィス
  • 契約締結完了
  • 電源、空調工事開始
  • 挨拶状の作成
  • 社内印刷物の作成
  • 引越し業者と詳細を打ち合わせ

移転1ヶ月前

現在のオフィス
  • 契約解除
引越し先のオフィス
  • 内装設備工事開始
  • 什器搬入
  • 電話移設工事
  • 取引先へ移転連絡
  • 各種手続き提出

引越し当日

引越し先のオフィス
  • 稼働チェック

引越し後

現在のオフィス
  • 原状回復工事
  • 保証金精算
  • 明け渡し

まず社員全員に移転を伝え、チームを組んで引越しに取り掛かる必要があります。オフィスの中には仕事に必要で重要となる物が多数あり、その1つ1つを管理しながら引越しをするためにはチーム編成が欠かせません。

また、荷物の中身も普通の引越しとは大きく異なります。業務に必要な機器、書類、デスク＆イス、パーテーション、複写機、などはどれもこれも重いので引越し作業がとても大変！だから高額になるんですね。

オフィス移転にはまだまだやることがたくさんあります。リースをしている機器の移転手配、電話線の工事、取引先への移転連絡、役所への届出、細かいこととなればまだまだあるんです！

ですから、オフィスの事務所移転を考えるのなら最低でも半年前から計画的に進めていかないと思った通りには進まないと考えてください。

現在の事務所を出るのにもお金がかかる

オフィス移転のスケジュールを立てる際に真っ先に確認したいのが「現在のオフィスの契約内容チェック」です。

事務所やテナントなどの賃貸契約書を見てみると、「退去する際は6ヶ月前に申告すること」と書かれてることがとても多いのです。

契約書の内容にもよりますが、本来なら6ヶ月前に申告しなければならないのに3ヶ月前に申告したとなれば、申告が遅れた3ヶ月分の賃料を支払わなければならないこともあります。

こんな事態になって文句を言ってもどうにもなりません。賃貸契約書の内容を守らない方に問題があるのですから、その点をしっかり確認しましょう。

引越し以外にどんな費用がかかる？

オフィスの移転には引越し以外に以下の料金が発生します。

  • 什器の廃棄処分費用＆新規購入費用
  • ネットワーク工事費用
  • 電気＆空調工事費用
  • オフィス移転手続き費用
  • 原状回復工事費

什器の廃棄処分費用＆新規購入費

オフィス移転の際に古くなった什器を買い換える場合はその廃棄費用と購入費用が必要となります。

什器 廃棄費用相場
デスク1台 2,000円前後
イス1台 1,000円前後
レーザープリンタ 4,000円前後
複合機 10,000円前後
パーテーション 20,000円前後

オフィスの代表的な什器の廃棄費用は上記の通りです。社員の人数が多ければ多いほど重機の数も比例しますから、その分だけ廃棄費用が高額となります。

最近ではオフィスの中古什器を主張買取してくれる業者もあります。「デスク1台500円」ととても安価な買取価格ですが、お金を払って処分するのとは比べ物になりません。

廃棄したい什器がある場合は、まず中古買取業者を探して見積もりをしてもらいましょう。いくらかのお金で売ることができれば、その費用を新しく購入する什器に充てることができますよ。

ネットワーク工事費用

現在の事務所を出る場合、ネットワーク配線を撤去せずにそのまま退去できれば撤去費用はかかりません。

しかし、事務所の管理会社から撤去を指示された場合は自分で撤去費用を支払って工事をしなければなりません。

事務所やテナントの広さにもよりますが、社員10人ほどの会社で10台のパソコンを使用している場合は2～3万円の撤去費用がかかります。

さらに移転先でもネットワークを構築して業務をする場合は、ネットワークの新設工事を依頼しなければなりません。

社員10人分のPCをLAN回線でつなぐ場合、ネットワーク配線工事、ルーターやHUBの設置、ネットワーク構築作業、などが必要となり、10万円前後の費用がかかります。

社内にネットワークに詳しい人がいる場合はこの費用をかけずに済むこともありますが、後々のトラブルを避けるためにも知識のある業者に依頼してにしっかりした工事を施してもらったほうが良いでしょう。

電気＆空調工事費用

新しいオフィスでOA機器や空調を使う際にできるだけ使いやすく設置するために工事が必要となることがあります。

それぞれの工事に費用がかかりますので、できるだけ必要最低限に抑えるようにしてみましょう。

  • 旧オフィスからエアコンを移設：20,000円～
  • 購入済みのエアコンを取り付け：15,000円～
  • ブレーカーを100Vから200Vに交換：10,000円～
  • 電気スイッチの移設：8,000円～
  • 電気スイッチの新設：10,000円～

どの費用も意外に高いですよね。何箇所も工事をしてしまえばかなりの費用がかかってしまいます。

空調工事は部屋の温度をしっかり保ちたい場所だけにする、電気工事はコンセントが足りない場所やタコ足配線になってしまう場所だけにする、このようにして必要最低限の空調＆電気工事を行い、現状のまま使えるところはそのまま使用して工事予算を抑える努力をしてみましょう。

オフィス移転手続き費用

オフィスの事務所を移転するということは、住所が変わるということです。個人の引越しでは住民票を移しますが、オフィスも同じような手続きをします。

但し、オフィスの場合は移転先によって費用が異なるので注意しましょう。

【同一の管轄法務局区域内に事務所を移転する場合】
例：品川区から品川区内に事務所を移転
↓
登録免許税30,000円（1区域分の登記所分30,000円のみ）
【旧事務所所在地の法務局の管轄区域外に新事務所を移転する場合】
例：品川区から埼玉県に事務所を移転
↓
登録免許税60,000円（旧登記所分30,000円+新登記所分30,000円）

法務局の管轄区域によって、登記費用が大きく変わってきます。この点をよく覚えておきましょう。

また、「自宅兼オフィス」の形で会社を営んでいる方は自宅の住所が本店の住所になっている場合があります。

この場合に代表取締役の住所が本店の住所になっているのなら、管轄の法務局に代表取締役の住所を登記する必要があります。忘れずに申請しましょう。

【代表取締役の住所変更手続に必要な登記費用】
登録免許税10,000円

原状回復工事費用

オフィスや店舗として事務所やテナントを借りる場合、賃貸契約書には「退去の際は借りた時と同じ状態にして引き渡すこと」と書かれていることがほとんどです。

貸事務所やテナントは様々な業種の人に貸出しますので、内装工事などをある程度自由に変えても良いことになっていますが、そのためにも退去の際には借りたときと同じ状態にする必要があるのです。

例えば、美容院として明るい内装にしていたテナントをそのままの状態で退去し、次に弁護士事務所に貸し出したとしたら内装のイメージが全く合いません。ですから貸出した状態にして戻して次に貸した相手に自由に内装を変えてもらうのです。

原状回復工事の内容は、天井から壁、床や目地、照明、細部の塗装など多岐に渡ります。これだけの工事なので費用も高く、その全てが借主の負担となります

【原状回復工事の相場】
一般的なテナントや事務所：坪単価25,000円～30,000円。
大型の商業施設のテナント：坪単価40,000円～50,000円

原状回復工事をする場合はテナントの管理会社に事前連絡を入れ、自分で工事業者を選んで良いのか、管理会社指定の業者があるのかも確認しておきましょう。

事務所やテナント移転で注意しておくべき点は？

事務所やオフィスの移転にはお金と時間がかかるので、本当に今移転する必要があるのか？大切な業務に影響はないのか？をよく考えることがとても重要です。

オフィス移転で大金をかける必要性を考える

駅前などの人気の場所にある事務所やテナントはすぐに埋まってしまうため良い物件を見つけると「よし！今こそ移転しよう！」と意気込んでしまうものです。

しかし、今が本当に移転するのに最適か？をよく考えないと無駄に大金を使ってしまうことになり、会社の業績にも影響与えてしまいます。

オフィス移転の際には以下のようにその必要性を具体的に考えてみましょう。、

  • 事務所が狭くて業務に支障がある
  • 事務所を広くして人員を増やさないと業績が上がらない
  • 現在の事務所は何かとコストが高い
  • 立地の良いテナントに移転しないと売上が伸びない

オフィス移転によって会社の中にある問題が解決されるのか？この点をよく考え、移転によってどこまで改善出来るのかをよく落とし込んでみましょう。

移転の時期に大切な仕事が重ならないか？

オフィス移転を半年前から準備するということは、1年のうちの半分の時間をオフィス移転のために割かなければなりません。

移転準備を始めてから終了するまでは細かい作業をいくつもこなさなければなりませんし、様々なトラブルも生じます。

ですから、この時期に会社の存続に関わるような大きな契約や大切な取引きをするのは避けておいたほうがよいでしょう。

住所を移すか移さないかの時期に契約や取引をすれば、様々な書類の住所変更も必要となるので雑務がどんどん増えてしまいます。

大きな仕事は旧事務所か新事務所にどっしり腰を据えて取り組んだほうが色々な面でうまく進んでいきます。

事務所やテナントの引越しを安くするには？

オフィス移転を安くするコツは以下の通りです。

  • 早めに引越し計画を立て始める
  • 社員でできるところは自分たちで進める
  • 工事も引越しも1社にまとめる

早めに引越し計画を立て始める

オフィス移転を安くするコツとして意外に忘れられがちなのが「早目の計画」です。では、なぜ早く計画したほうが引越しが安くなるのか？を考えてみましょう。

まず第一に、早めの計画によって引越し業者や工事業者をじっくり比較することができます。これによって一番安い見積りで正確に作業してくれる業者を見つけることができるのです。

次に、引越しスケジュールのミスや漏れを見つけることができ、結果的に引越し予算を抑えることにつながります。引越し日まで余裕がないとミスや漏れが多発し、これによって余分な費用が必要となります。

事務所を移転すると決めたら早めにプロジェクトチームを立ち上げ、様々な面においてスピーディーに計画を立てることができれば余分な費用をかけずに済むことができます。

社員でできるところは自分たちで進める

引越しまでにあまり余裕がないと、全ての作業を業者に頼ることとなります。しかし社員でもできる作業があるのなら、その分の予算を抑えることができるのです。

例えば、ネットワーク回線の知識がある人が社員にいる場合は、その人をリーダーとしてチームを組み、自分達で回線の撤去や接続の作業をすればかなり経費を抑えることができます。

荷物の梱包についてもその中身をよく知っているのは社員ですから、使わないものからどんどん箱に詰めておけば引越し業者に依頼する梱包作業を減らすことができます。

また、什器の処分についても専門業者を自分達で探して使わないものを買い取ってもらえばいいのです。これを引越し業者に任せてしまうと逆に処分費用を取られてしまうこともあります。

事務所の移転に関して、荷物や什器などの中身を社員自身が把握しておくことはとても大事です。社員でできることを自分達で進めれば、移転後もすぐに荷物の場所を把握できるので、スムーズに片付け作業に取り掛かることができます。

工事も引越しも1社にまとめる

オフィスや事務所を移転する際に「作業をいくつもの業者に分けて依頼する」ということをしてしまいがちです。

ネットワーク回線工事、空調＆電気工事、荷物の搬入＆搬出、什器の処分、原状回復工事、これらの工事は作業の内容も違うのでどうしてもそれぞれの専門業者に依頼してしまうのですが、実は可能な限りまとめて依頼したほうが安くなる場合があります。

オフィスや事務所の引越しを専門とする業者を探してみると意外に多くの業者が存在しています。しかもそれらの業者はオフィス移転に必要な作業を知り尽くしているので、様々な作業を一度に依頼することが可能なのです。

そのような業者を見つけたら、いくつかの作業をまとめて依頼した場合の見積もりを取ってみましょう。意外なことに、別々の業者に依頼するよりも安くなることが多いのです。

なぜなら、1つの業者に依頼したほうが出張費や人件費が抑えられ、高額の作業費用を支払うので値引き交渉もしやすいからです。

業者を選ぶ場合は別々に作業を依頼した場合とまとめて依頼した場合を比較し、最適な作業をできるだけ安く請け負ってくれる業者を選ぶようにしましょう。

オフィスや事務所を成功させるカギは社員の連携にある！

オフィスや事務所の引越しは家庭の引越しと違ってやらなければならないことがたくさんあります。ですから早めに計画を立てて社員が連携して進めていくことがとても大切なのです。

また、様々な手続きも必要となってくるので、各作業ごとにチームを作り、それぞれのチームが連携して引越し作業を進めていく体制も必要となってきます。

新しいオフィスや事務所で気持ちよく引越しするためには社員の努力が必要です。また、できるだけ引越し経費を抑えて会社に貢献する気持ちを持つことも大切です。

トラブルなくスムーズに事務所が移転できれば、新しいオフィスで仕事にも気合が入りますよ！事務所の引越しが決まったら、気合を入れて引越し業務にとりかかりましょう！

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